Każdy przedsiębiorca/ właściciel wózka widłowego jak i innego urządzenia transportu bliskiego podlegającego obowiązkowi objęcia dozorem technicznym winien przed przystąpieniem do użytkowania urządzenia dokonać jego zgłoszenia do właściwego terenowo oddziału Urzędu Dozoru Technicznego w celu uzyskania decyzji zezwalającej na jego eksploatację. Przewidziane są dwa tryby postępowań, które dotyczą zarówno urządzeń nowych jak i wcześniej zarejestrowanych, na przykład przy zmianie właściciela. W obydwu przypadkach należy w celu zgłoszenia urządzenia do objęcia dozorem technicznym dokonać w formie pisemnego wniosku, skierowanego do właściwego terenowo oddziału Urzędu Dozoru Technicznego. W przypadku nowych urządzeń do wniosku należy dołączyć dwa komplety dokumentacji rejestracyjnej w języku polskim. Zakres dokumentacji powinien być zgodny z odpowiednimi rozporządzeniami. W przypadku rejestracji urządzeń zarejestrowanych poprzednio w innym oddziale Urzędu Dozoru Technicznego należy dołączyć kserokopię ostatniego protokołu i ostatniej decyzji, ale bez konieczności dostarczenia dwóch kompletów dokumentacji rejestracyjnej. Zarówno w przypadku urządzeń nowych jak i wcześniej zarejestrowanych po zweryfikowaniu dokumentacji przez inspektora organu dozoru technicznego, uzgadniany jest ze zgłaszającym termin i miejsce przeprowadzenia badań technicznych oraz podawane są wymagania odnośnie sposobu przygotowania urządzenia do inspekcji zgodnie z warunkami technicznymi dozoru technicznego.
W przypadku pozytywnego wyniku badań inspektor Urząd Dozoru Technicznego wystawi protokół z badania oraz wyda decyzję zezwalającą na eksploatację. Następnie, drogą pocztową, użytkownik otrzyma rachunek za wykonane badanie, uwzględniającą ewentualne koszty dojazdu inspektora do urządzenia, a w przypadku nowych urządzeń także książkę rewizji. Urządzenie zostanie zarejestrowane w ewidencji właściwego terenowo oddziału UDT.
Dozorem technicznym sprawowanym poprzez Urząd Dozoru Technicznego objęte są wózki jezdniowe podnośnikowe z mechanicznym mechanizmem podnoszenia. Rozróżnia się dwie formy dozoru, pełny i ograniczony.
Dozór pełny wymaga zgłoszenia do Urzędu Dozoru Technicznego. Konieczne jest w takim przypadku dopuszczenie urządzenia do eksploatacji. Polega on na sprawdzaniu wykonania określonych materiałów i elementów stosowanych do wytworzenia urządzenia, przeprowadzeniu badania typu urządzeń produkowanych seryjnie oraz wykonaniu badań sprawdzających zgodność wykonania urządzeń z dokumentacją i warunkami dozoru. W toku eksploatacji dozór pełny polega na przeprowadzaniu badania odbiorczego poprzez badanie urządzenia w warunkach gotowości do pracy, technicznych badań okresowych i badań doraźnych (eksploatacyjnych, kontrolnych, powypadkowych, poawaryjnych i innych wynikających z bieżących potrzeb) oraz sprawdzaniu zaświadczeń kwalifikacyjnych osób obsługujących i konserwujących urządzenie techniczne. Badanie okresowe przeprowadza się co 12 miesięcy natomiast same przeglądy konserwacyjne wózków widłowych odbywają się w tym przypadku co 30 dni. Zaliczamy tutaj wózki jezdniowe z wysięgnikiem oraz napędem mechanicznym, z operatorem podnoszonym wraz z ładunkiem, podestowe, czy też z fotelem dla operatora.
Dozorem ograniczonym objęte są wózki z mechanicznym napędem oraz podnośnikiem, prowadzone lub zdalnie sterowane. Dozór w takim przypadku wymaga zgłoszenia do Urzędu Dozoru Technicznego. Konieczne jest dopuszczenie urządzenia do eksploatacji. Polega on na sprawdzaniu wykonania określonych materiałów i elementów stosowanych do wytworzenia urządzenia, przeprowadzeniu badania typu urządzeń produkowanych seryjnie oraz wykonaniu badań sprawdzających zgodność wykonania urządzeń z dokumentacją i warunkami dozoru. W toku eksploatacji dozór ograniczony obejmuje przeprowadzenie badania odbiorczego (badanie urządzenia w warunkach gotowości do pracy), badań doraźnych (eksploatacyjnych, kontrolnych, powypadkowych, poawaryjnych) oraz sprawdzenie zaświadczeń osób obsługujących i konserwujących urządzenie. Badanie okresowe przeprowadza się co 2 lata natomiast same przeglądy konserwacyjne odbywają się co 60 dni.
Urządzenie przedstawione do badań powinno być całkowicie zmontowane, sprawne technicznie i przygotowane do eksploatacji, zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu i instrukcji eksploatacji.
Eksploatujący jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych warunków wykonania badań, przygotowania miejsca badania i niezbędnych przyrządów oraz obciążeń.
Badania urządzenia przeprowadzane u eksploatującego są wykonywane w obecności: eksploatującego lub jego upoważnionego przedstawiciela oraz konserwatora/operatora. Konserwator/operator powinien legitymować się odpowiednimi zaświadczeniami kwalifikacyjnymi uprawniającymi do konserwacji/obsługi danego urządzenia.
W trakcie eksploatacji urządzenia techniczne podlegają następującym badaniom:
– badania okresowe – dla urządzeń objętych formą dozoru pełnego, w terminach określonych dla danego rodzaju urządzenia;
– doraźne kontrolne – dla urządzeń objętych formą dozoru ograniczonego, w terminach określonych dla danego rodzaju urządzenia, przeprowadza się w ramach nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o dozorze technicznym;
– doraźne eksploatacyjne – wykonuje się w terminach wynikających z bieżących potrzeb;
– doraźne powypadkowe lub poawaryjne – przeprowadza się w przypadku wystąpienia niebezpiecznego uszkodzenia urządzenia lub nieszczęśliwego wypadku związanego z jego eksploatacją, prowadzone są w celu ustalenia przyczyn zdarzenia, sformułowania wniosków dotyczących działań zapobiegawczych oraz ich wdrożenia.